在庫管理の課題と解決策を徹底解説！システム化メリット、選定ポイントを紹介！

在庫管理は、適切なタイミングで適切な商品を顧客に提供するにあたって必要不可欠な業務です。

だからＯＫという簡単な話しではありません。
過剰な在庫は、保管コストの増加や品質劣化のリスクを高めてしまいます。逆に在庫不足は、販売機会の損失や顧客満足度の低下を招いてしまいます。企業の利益最大化と顧客満足度向上の両立には、適切な在庫管理によるバランスが不可欠です。
今回は、そんな在庫管理のよくある課題とその解決策、そしてシステム化のメリットや選定時のポイントをご紹介します。

在庫管理の目的とは

在庫管理とは、原料や出荷前の製品などが「何が」「どこに」「いくつ」「どのような状態で」存在するのかを把握し、適正な在庫の個数を維持する業務のことです。そのためもちろん、商品数やそれに伴う在庫数によって、管理はより複雑になります。ここでいう在庫とは、「今後の取引により現金に代わるもの」すべてを指します。

在庫管理の目的はズバリ“商品・サービスの品質を守り、企業として利益を出すこと”です。

それぞれ具体的に見ていきましょう。

顧客の「今！」に応える

お客様が欲しいと思っているタイミングで求める商品を供給することが、まず第一の目的です。いつでも最短の納期で応えることは、企業としての顧客満足度向上に直結します。そのため欠品などということは言語道断。いつでも提供できる体制を整える必要があります。

顧客の「これ！」に応える

早く納品されれば良いというだけでなく、もちろん「商品の品質」も重要です。過剰な在庫は保管期間が長期になるため、未使用商品だとしても劣化してしまいます。環境に配慮していても、四季がある日本では温度や湿度を一定に保つのは困難です。適正な在庫を保つサイクルを整え、劣化した商品が生まれないようにする必要があります。

企業の利益に貢献する

上記二つを守ることで、販売機会の損失を防止し、本来の売り上げを確保することができます。また、過剰在庫の管理には人件費や光熱費、劣化が進んだ場合には廃棄処理にもコストがかかります。こういった不必要な支出をなくし、最大限の販売機会を得ることで、結果として企業の利益に貢献できるのです。

キャッシュフローを改善する

現金になるはずの在庫がいつまでもあり続けると、キャッシュフローが悪化します。本来あるはずの現金が手元にない状況が続くと、経営の必要資金が回らなくなります。適正在庫を維持し、自由に使えるキャッシュを保つことが重要です。

在庫管理のよくある課題

ここまで在庫管理の目的を挙げてきましたが、じゃあ適正在庫をいつも保てばいいのね！というと、そう簡単ではありません。多くの企業がこの在庫管理に課題を抱えているのです。ここでは在庫管理のよくある課題をご紹介します。

課題①人的ミスが増え精度が低下する

在庫管理は多くの企業が紙やExcelを利用して管理しています。これらはすべて人が手作業で行う業務であるため、どうしてもヒューマンエラーは避けられません。入出庫があるたびに在庫情報が変化してしまうため、ミスも起こりやすいです。棚卸中のカウント漏れや、データの入力ミスはよくある課題です。

課題②在庫管理に差異が発生する

膨大な在庫を管理する際、複数人で業務を行うことがほとんどです。このため、管理する担当者によってデータを入力するタイミングやロケーションのルールが異なってしまいます。管理方法に差異が生じると、適正在庫の維持が困難になります。

課題③業務が属人化する

業務に差異が生じる一方で、この人しか在庫の場所や数がわからない！といった業務の属人化も発生しがちです。在庫の品目数が増えるほど管理が複雑になってしまい、担当者の不在時に入出庫が行えないなどの混乱を招いてしまいます。在庫把握を一部の人間しかしていないという状況は避けるべきです。

課題④適正在庫を保てなくなる

先に述べた課題により、結果として一番の目的である適正在庫の維持ができなくなってしまいます。正確な在庫数が把握できずに在庫の過不足が発生し、販売機会時の欠品などの原因を生み出します。入力から検品、入出庫も、従業員全員が同様に在庫を把握し、適正在庫を保たなければなりません。

課題⑤販売機会の損失

在庫管理が適切に行われないと、顧客が求める商品をすぐに提供できない欠品が発生し、販売機会の大きな損失を招きます。欠品が続くと売上減少だけでなく、顧客満足度の低下や競合他社への流出リスクが高まり、ブランドイメージの悪化にもつながります。在庫状況を把握できない状態が続くと、次回受注のチャンスを逃し、長期的に利益確保が困難になる恐れがあります。

課題⑥過剰在庫によるコスト増大

過剰な在庫を抱えすぎると、本来現金になるはずの資本が商品として滞留してしまいます。そのため、保管のための倉庫スペースや光熱費、管理する人件費といった無駄なコストが増大します。さらに、長期保管による劣化や陳腐化で廃棄が必要になる場合もあり、廃棄処理にも費用がかかり、企業の利益を圧迫する原因となります。

課題⑦商品品質の劣化

長期保管や温度・湿度管理が不十分な場合、商品の品質劣化が進行し、機能性や風味、外観が損なわれてしまいます。その結果、価値が低下し、返品やクレームの発生頻度が増加します。さらに賞味期限切れや規格外品の廃棄が生じると、廃棄コストの増大と資源の無駄遣いを招くことになります。

課題⑧リアルタイムな経営判断ができない

正確な在庫数がリアルタイムで把握できていないと、実際の需要と供給のバランスが見えなくなり、適切な発注や生産計画を立てることが難しくなります。これにより、在庫の過不足が発生し、販売機会の損失や過剰在庫によるコスト増大といった問題が引き起こされます。迅速な経営判断ができないため、市場の変化への対応が遅れ、企業の成長機会を逃すことにも繋がりかねません。

在庫管理を難しくしている原因とは？

ではこの在庫管理、もう課題もわかっているのになぜどの企業も解決できずに悩んでいるのでしょうか。これには決定的な理由があります。それは「人の手作業が入る」からです。これは業務上仕方がありません。

入力ミスやカウントミス、人によって管理工程に差異が生じるのも、この人にしかできないという業務があるのも、すべて人が手で行っているために発生する課題です。販売の機会を失ったり、過剰在庫のコスト増、品質の劣化、リアルタイムに経営判断できないのも、人の手作業に起因する不正確なデータや情報伝達の遅延によって発生するものです。
ひとつひとつ丁寧に･･･と意識しても、必ずどこかで綻びが生じてしまうものです。まずは今一度、従業員全員が在庫管理の重要性を再認識し、最低限にミスを減らすことが必要となります。

在庫管理の課題を解決するための改善策

ヒューマンエラーがつきない在庫管理業務ですが、効率化する方法はもちろん存在します。費用をかけずにまず行うべき項目からツールの利用までご紹介します。

倉庫内を整理整頓する

まず、倉庫内を整理することから始めましょう。どこにどんな商品があるのか、品目が増えると把握するのも難しくなります。倉庫内の保管スペースをしっかり確保し、決められた商品を決められたロケーションに保管することで、入出庫や検品作業もスムーズになります。商品ごとの回転率も考慮すると良いですね。初歩的なことですが、人的ミスを減らす第一歩として今一度見直してみましょう。

ルールを策定し、業務を標準化する

正確な在庫管理を行うためにルールを作ることはとても重要です。どこに何を置くのか、ロケーション管理の徹底や、検品の時間、データの入力方法など、明確に定めたマニュアルを作成しましょう。ルールを作り業務を標準化することで、人による差異を減らすことができ、属人化も防止できます。社員がいつでも閲覧できるようにマニュアルを共有し、全社としてルールを確立すると良いでしょう。

在庫管理システムを導入する

ここまでの課題を一挙に解決できる方法、それが「在庫管理システムの導入」です。たしかに初期投資はかかりますが、それ以上のメリットがたくさんあります。在庫管理を難しくさせていた人の手作業を、システムを通してなくすことができるからです。現在は無料で利用を開始できるサービスもあり、導入のハードルも低くなっているため、多くの企業が運用を開始しています。

在庫管理の課題を解決！システム化によるメリット4つ

システムを導入するのはコストがかかるから…と思ってしまいがちですが、費用対効果を考えるとメリットのほうが多いかも…？ここでは在庫管理システムを導入することで得られるメリットについてご紹介します。

メリット①ヒューマンエラーの防止

第一に、人の手作業によるミスをなくすことができます。紙やExcelで管理する場合、どうしてもカウント数やデータ入力でミスが発生してしまします。システムを利用した場合、在庫に貼付したバーコードをハンディターミナルで読み込み！これだけで必要な情報が自動でシステムに取り込まれるため、品目や個数の入力ミスを撲滅し、正確な在庫管理が可能です。在庫管理を難しくしていた一番の原因を防止するだけでも、非常に大きなメリットとなります。

メリット②業務の標準化と効率化

在庫管理システムを利用することで、人による管理業務の差異をなくすことができます。バーコード読み取りのみで管理を行えるため、新人もベテランも同様のクオリティで業務を行えるのです。また、目視確認のあとにデスクに戻って入力…といったタイムラグをなくせるため、正確に素早く効率的な在庫管理が可能となります。

メリット③在庫状況をリアルタイムに可視化

在庫の全体量はもちろん、出荷・入荷情報もシステムでリアルタイムに確認することが可能です。倉庫にあとどのぐらいスペースがあるのか、どの製品をどのぐらい発注する必要があるのか等、倉庫を見に行かずとも把握することができます。在庫があると思っていたのに実際にはなかった…というような在庫状況のずれを防止し、いつでも適正在庫の維持を実現します。

メリット④コスト削減・キャッシュフロー改善

業務を標準化し人的ミスをなくし、いつでも適正在庫を保つことで、在庫管理業務全体のコストを削減できます。作業時間を大幅に短縮できることで人件費や設備維持費を抑えられる他、過剰在庫をなくすことで在庫の管理費や廃棄処理費を削減することが可能です。負債となっている過剰在庫を最小限にすることで、キャッシュフローの改善にもつながります。システムを導入する初期投資はかかってしまいますが、上記のようなコスト削減・キャッシュフローの安定化を実現できるとすると、費用対効果は高いと言えるでしょう。

適切な在庫管理システムの選び方

在庫管理システムってとても便利！ではどのようにシステム選びを行えばいいのでしょうか。在庫管理システムといっても様々な種類や特性があります。ここではこれからシステムを導入したい！とお考えの皆様へ、システム選びのポイントをお伝えします。

自社での導入目的を整理する

まず自社での在庫管理システムの運用目的について明確にしましょう。システムによって利用できる機能は多種多様であるため、自社商品に合わせた管理が行えるものを選ぶ必要があります。既存の社内システムと連携できるかという観点も重要になります。自社でシステム化したい業務を洗い出し、ここをシステム化したい！と条件を挙げることで、自社の管理フローにマッチしたシステムを選定できるような準備を行いましょう。

システムの仕様を把握しておく

自社にどのような機能が必要か明確化した後は、各種システムの機能を調査し把握する必要があります。管理の範囲は倉庫か店舗か、どのような商材を管理するのに適しているのか、対応できる検品方法は何かなど、システムごとの特性を理解することが大切です。気になる製品は積極的に取り扱い企業に問い合わせ、デモを見てみることをお勧めします。現在の業務と重ね合わせ、運用イメージを持つことが重要です。また、自社の管理には合わないと感じた場合、一度システムに合わせて業務を変えられるか考えてみてください。独自性の高い特殊な業務でない限り、システムに合わせて運用できる場合が多くみられます。既存の方針にこだわらず、自社にとって最善の方法を検討しましょう。

システムの提供形態やコストを考慮する

在庫管理システムには、大きく分けてオンプレミス型／クラウド型の2つの導入形態があります。それぞれメリットやデメリットがありますが、自社に合う導入形態を選定する必要があります。中でも近年のおすすめはクラウド型のシステムです。クラウド上で管理するため、遠方からでも容易にサポートを受けることができ、他に比べて安価に利用を開始できます。サブスクタイプのサービスであれば、合わなかった場合１か月単位ですぐに利用をやめることもできるため、コストをかけずに気軽に試すことも可能です。オンプレミス型／クラウド型に関わらず、自社の業務に合わせたカスタマイズが必要な場合もあります。追加で費用がかかるため、予算と相談しながら業務の改革、システムの導入を検討しましょう。

既存システムとの連携性

既存の社内システムとの連携は、在庫管理システム選定において非常に重要な観点となります。販売管理システムや倉庫管理システム、生産管理システム、会計システムなど、既に企業内で稼働している他の基幹システムと在庫管理システムがスムーズに連携できるかどうかは、業務効率の向上とデータ精度の維持に直結するからです。連携が不十分だと、データの二重入力が発生したり、システム間で情報に差異が生じたりするリスクが高まり、結果としてヒューマンエラーの温床となりかねません。シームレスな連携が実現できれば、情報の一元化が進み、リアルタイムなデータに基づいてより迅速で正確な経営判断が可能になります。 導入前に、自社のシステム環境と照らし合わせ、どのような連携が可能か、ベンダーに確認することが不可欠です。

導入後のサポート体制と運用支援

システムは導入して終わりではなく、長期にわたり安定してその効果を引き出すためには、ベンダーからの適切なサポートが不可欠です。運用中に発生するトラブルへの対応、操作方法に関する質問への迅速な回答、機能の追加やバージョンアップへの対応など、継続的な運用を支援してくれる体制が整っているかを確認しましょう。特にクラウドシステムでは、遠方からでも容易にサポートを受けられる点がメリットとして挙げられています。トラブル時だけでなく、将来的な業務の変化や拡張に対応できる柔軟性、そしてそれに伴うサポートの提供も重要です。安心してシステムを使い続けるためにも、導入後のサポート内容や費用、対応速度などを事前にしっかり確認し、長期的な視点で信頼できるパートナーを選ぶことが大切です。

課題を解決し効率的な在庫管理をしよう！

いかがでしたでしょうか。在庫管理は少しのミスでも企業に大きな損害を出してしまう可能性のある重要な業務です。コストをかけずにまずできる細心の注意を払うところから倉庫内の整理整頓、そして在庫管理システムを利用した正確な管理など、自社の現状を考慮したうえで最適な在庫管理業務を行いましょう。当社では在庫管理の課題を解決する各種ソリューションをご用意しております。いつでもお気軽にお問い合わせください。

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